Delegation für Selbstständige und Unternehmer (Sponsored Article)

Delegieren - kontrollieren - mehr kassieren!
— altes Erfolgsmotto

So einfach ist es leider nicht. Aber sowohl für Selbstständige als auch für Manager ist Delegation das vielleicht wichtigste Werkzeug zum Erfolg.

Insbesondere Selbstständige tun sich naturgemäß schwer damit, Dienstleister für Aufgaben zu bezahlen, die sie theoretisch auch selbst erledigen können - wenn auch schlechter oder zumindest langsamer.

Dabei wäre es gerade für Experten wichtig, sich auf die eigene Expertise zu konzentrieren und andere Arbeiten abzugeben.

Ich selbst habe beispielsweise die Englische Übersetzung meines Buches über Growth Hacking, die Gestaltung des Covers und den Buchsatz an Spezialisten via Upwork delegiert.

In Unternehmen ist die Lage etwas anderes, denn hier werden alle Mitarbeiter ohnehin bezahlt und der Manager muss nicht das Geld, sondern die Zeit seiner Mitarbeiter verwalten.

Die Delegation von Aufgaben nimmt in vielen Unternehmen einen Teil der Arbeit von Führungskräften ein. Führungskräfte müssen bei jeder Aufgabe neu entscheiden, ob sie sich für eine Delegation an die Kollegen eignet. Wenn das der Fall ist, ist es zudem wichtig, dass die Führungskräfte richtig delegieren. Nur dann schöpfen Unternehmen das gesamte Potential dieser Technik aus.


Geeignete Aufgaben zum Delegieren

Nicht alle Aufgaben eignen sich zum Delegieren. Führungskräfte sollten darauf achten, dass sie wirklich nur die Aufgaben delegieren, die sich dafür eignen:
  • Routineaufgaben: Aufgaben, die zum Alltag im Bereich gehören, zu denen es Ablaufpläne gibt, sind prädestiniert, delegiert zu werden.

  • Aufgaben für Spezialisten: In jedem Team gibt es Spezialisten für besondere Fälle. Nutzen Sie diese Spezialisten, übertragen Sie ihnen entsprechende Aufgaben.

  • Zusatzaufgaben: Sicherlich gibt es auch in Ihrem Bereich immer wieder Aufgaben, die noch zusätzlich erledigt werden sollen: Mitarbeit an Projekten, Organisation von Treffen, Gespräch mit Kooperationspartnern, Sponsoren etc. Auch solche Zusatzaufgaben lassen sich vielfach delegieren.

  • Persönliche Vorlieben: Es gibt Aufgaben, die Sie vielleicht ungern machen, über die sich einzelne Mitarbeiter aber freuen. Beispiele könnten etwa sein: Leitung eines Workshops, Betreuung eines Gastes, Vorbereitung einer Tagung. Hier bietet sich Delegieren geradezu an. Das gilt aber auch bei Aufgaben, die Sie selbst gerne machen.

Andernfalls bewirkt die Delegation das Gegenteil. Alltägliche Aufgaben eignen sich naturgemäß besonders gut für eine Delegation.

Ein Beispiel: Der Büroservice24 kann die Annahme von Telefonaten und die Organisation des Büroalltags übernehmen. Auch Aufgaben für Experten und Spezialisten, die über besondere Fachkenntnisse in diesem Bereich verfügen, eignen sich zum Delegieren. Darüber hinaus sind Aufgaben für die Delegation geeignet, die den Vorlieben bestimmter Mitarbeiter entsprechen. Wenn die Mitarbeiter eine Aufgabe gerne machen, können Führungskräfte ihnen die entsprechende Aufgabe zuteilen.

Die verschiedenen Stufen der Delegation

Die Aufgabenübertragung kann grundsätzlich in unterschiedliche Phasen eingeteilt werden. Zumeist ist es sinnvoll, mit der einfachen Delegation einer Aufgabe zu starten und dies dann mit steigendem Schwierigkeitsgrad fortzuführen.

  1. In der erste Phase geben Führungskräfte den Mitarbeitern oder externen Dienstleistern sämtliche Vorgaben an die Hand.

  2. Die zweite Phase ist von einem Mehr an Entscheidungsfreiheit geprägt. In dieser Phase arbeitet sich der Mitarbeiter selbstständig in die Thematik ein und stellt anschließend unterschiedliche Optionen vor.

  3. In der dritten Phase wird diese Einarbeitung in das Thema von der Ausarbeitung einer Handlungsempfehlung ergänzt.

  4. Die vierte Phase umfasst dann die selbstständige Entscheidung durch den Mitarbeiter mit anschließender Rückmeldung, warum diese Entscheidung getroffen wurde.

  5. In der letzten Phase, der vollkommenen Delegation, trifft der Mitarbeiter die Entscheidung alleine und muss keine Rückmeldung geben. Die Aufgaben werden vollständig an einen anderen Mitarbeiter delegiert.


Was sind die Vorteile?

  • auf den Mitarbeiter

  • auf die Führungskraft

  • auf das gesamte Unternehmen


Zum einen sorgt die Delegation von Aufgaben dafür, dass sich die Führungskräfte auf ihre Arbeit konzentrieren können. Sie haben mehr Zeit für ihre Kernkompetenzen und können somit das Management des Unternehmens effizienter wahrnehmen. Auch der Selbstständige kann sich darauf konzentrieren, die Probleme seiner Kunden zu lösen anstatt Zeit mit Buchhaltung oder Grafikdesign zu verbringen.

Darüber hinaus sind die Arbeitsergebnisse hochwertiger. Denn eine Delegation von Aufgaben ermöglicht es, die unterschiedlichen Teile einer Aufgabe den jeweiligen Experten zuzuweisen. Wenn Fachleute auf dem Gebiet die Aufgabe bearbeiten, ist es wahrscheinlich, dass das Ergebnis deutlich hochwertiger ist.

Ein weiterer Vorteil ist die Reduzierung von Stress. Viele Führungskräfte neigen dazu, einen erheblichen Teil an Aufgaben selbst durchführen zu wollen. Dies führt unweigerlich zu Stress und einen hohen Zeitaufwand.

Mit Hilfe der Delegation von Aufgaben, ist es möglich, die eigene Arbeitslast zu reduzieren. Bei einer gleichmäßigen Verteilung der Aufgaben wirkt sich dies zudem positiv auf das Betriebsklima im Unternehmen aus.


Die richtige Kommunikation

Wenn sich Führungskräfte aufgrund der zahlreichen Vorteile für das Delegieren von Aufgaben entschieden haben, stellt sich die Frage nach der Art und Weise. Denn die Kommunikation ist entscheidend für den Erfolg der Maßnahme. Die richtigen hierarchischen Strukturen sind entscheidend, um der Delegation den Weg zum Erfolg zu ebnen. Bei der Delegation sollten Führungskräfte klar kommunizieren, was sie von den Mitarbeitern erwarten. Darüber hinaus ist es möglich, die Mitarbeiter in die Frage nach dem Umfang der Delegation mit einzubeziehen. Dies wirkt sich mitunter positiv auf das Betriebsklima und die Mitarbeiterzufriedenheit aus.

Wenn Führungskräfte hohen Wert auf die Kommunikation legen, ist ein Erfolg der Delegation wahrscheinlich. Dann profitieren Führungskräfte, Mitarbeiter und das gesamte Unternehmen von diesen Maßnahmen.



ANZEIGE

Dieser Artikel ist im Rahmen einer bezahlten Zusammenarbeit mit Büroservice24 entstanden.