10 extrem coole Tools für Blogger, Autoren & Webworker
Leben wir nicht in einer wundervollen Zeit?
Sicherlich, im Jahr 2000 war die Welt per se noch in Ordnung. Vor 9/11, den Kriegen in Afghanistan und Irak, der Euro-, Griechenland-, Ukraine- oder Flüchtlingskrise. Unser größtes Problem war der Y2K-Virus und wie viele Medaillen wir bei den Olympischen Spielen in Sidney gewinnen würden. Gute Zeiten...
Aber zumindest technologisch können wir jetzt aus dem Vollen schöpfen!
Mir helfen die folgenden 10 kleinen und großen Helferlein bei der Bewältigung meiner beruflichen und privaten Herausforderungen. Und weil ich dadurch viel Zeit, Energie und letztendlich auch Geld spare, möchte ich sie gerne mit dir teilen.
Meine persönliche Herausforderung: ich habe meistens mehrere aktive Projekte gleichzeitig - bin aber ein miserabler Multitasker. Ich kann und möchte mich nur auf eine Sache konzentrieren. Alles, was mir in die Quere kommt und mich ablenkt, muss weg - darf aber nicht vergessen werden. Schnell aus dem Hirn “abladen” heißt hier die Devise.
Außerdem bin ich oft unterwegs, meine Werkzeuge müssen also online und in der Cloud verfügbar sein, damit ich von überall und idealerweise mit jedem Gerät auf sie zugreifen kann.
Deswegen bin ich ein großer Fan von ToDo-Listen und Notizblöcken! Und deswegen nehmen Tools dieser Kategorien auch den größten Teil meiner Liste ein.
Genug geschwätzt, hier meine Top10:
1. Der Schreibblock-Ersatz >>> Microsoft OneNote
Die Herausforderung:
Du möchtest unterwegs und am Rechner Notizen machen und “rumdoodeln”.
Die Lösung:
Microsoft OneNote. Ziemlich unsexy, richtig? Aber wenn ich mir einen Podcast anhöre, ein Webinar schaue oder mit Partnern und Kunden im Gespräch bin, nutze ich die Flexibilität von OneNote, um mir Notizen zu machen. Erstmal einfach drauflos schreiben, gerne vollkommen unsortiert (das kommt später). Dabei hilft mir mein Microsoft Surface, mit dessen Stift ich auch einfach drauflos malen kann.
Wie es funktioniert:
OneNote ist ein virtuelles Notizbuch inkl. unterschiedlicher Reiter und Kapitel. Diese Mischung aus vollkommener Freiheit und Ordnung lässt viel Raum für deine Gedanken.
Alternativen: Evernote, Google Docs
2. Am Anfang steht ein weißes Blatt Papier >>> MindMeister
https://stocksnap.io/photo/YR89OQFMT1
Die Herausforderung:
Jedes Gehirn funktioniert anders. Vor eine neue Herausforderung gestellt, sucht mein Hirn zunächst nach mehreren verschiedenen Lösungswegen in der Breite, bevor einer dieser Wege in der Tiefe betrachtet wird. Außerdem arbeite ich gerne visuell.
Die Lösung:
Für meine Denkweise haben sich Mindmaps als extrem hilfreich bewiesen. Aus diesem Grund steht in meinem Arbeitszimmer auch ein recht großes Whiteboard, auf dem ich einzelnen Bestandteile eines Projektes mit unterschiedlichen Farben skizzieren.
Leider habe ich aber nicht immer ein Whiteboard zur Hand. Deswegen habe ich lange nach dem besten Online-Mindmapping-Tool gesucht, bis ich schließlich MindMaster gefunden habe. Eines der wenigen kostenpflichtigen Tools auf der Liste.
Wie es funktioniert:
Wie jedes gute Mindmapping-Tool ist MindMaster die Möglichkeit, eine Aufgabenliste oder ein Prozess grafisch darzustellen und dabei die Zusammenhänge zwischen den einzelnen Modulen aufzuzeigen. Im Gegensatz zu vielen anderen Tools ist es komplett Web-basiert, man muss also nichts installieren. Gerade für komplexe Projekte wie ein neues Kundenprojekt, ein neues Buch oder ein Canvas sehr praktisch.
>>> https://www.mindmeister.com
Alternativen: Mindjet. Noch besser, aber noch teurer. Oder ein ganz großes Blatt Papier.
3. Für unterwegs >>> Google Keep
Die Herausforderung:
Wie oft hat man die besten Ideen in der U-Bahn oder in der Kneipe? Und was hat man dann meistens nicht zur Hand? Den Laptop. Ich habe eine Menge mobiler Notiz- und ToDo-Apps getestet, aber keines habe ich über lange Zeit benutzt. Insbesondere an das vielgerühmten Evernote konnte ich mich nicht gewöhnen, trotz guten Willens.
Die Lösung:
Die beste App für mich war schon auf meinem Handy vorinstalliert: Google Keep.
Wie es funktioniert:
Schlank und einfach erledigt es den Job: schnelle Notizen und einfach ToDo-Listen, sortiert nach Themen.
Außerdem auch prima, wenn ich noch eine spontane Ergänzung für die Einkaufsliste meiner Frau habe, denn alle Notizen lassen sich problemlos mit anderen Nutzern teilen.
>>> keep.google.com
Alternative: ToDo von Zenkit
4. Ordnung im Chaos >>> Workflowy
Die Herausforderung:
Deine Notizen müssen sortiert werden, aber eine Mindmap ist zu umständlich. Du brauchst ein “lebendes” Dokument, mit dem du tagtäglich arbeiten kannst.
Die Lösung:
Workflowy ist eine Web-App, die so einfach wie genial ist. Das Ganze ist extrem schlank, elegant und minimalistisch. Du kannst Inhalte per Hashtaggs oder Volltextsuche sehr schnell und einfach finden.
Wie es funktioniert:
Im Prinzip ist sie eine Mischung aus Mindmap und ToDo-Liste: Unterhalb einer bestimmten Kategorie kann ich beliebig viele Notizen in Form von Bullet-Points machen. Ich benutze es, um die Notizen aus OneNote und Google Keep zu sortieren.
Alternativen: habe ich noch nicht gefunden
5. Die Tagesplanung >>> Google Kalender
Die Herausforderung:
Ich würde nicht soweit gehen und sagen, dass ich iOS hasse. Aber das Betriebssystem von Apple ist mir doch sehr unsympathisch. Primär weil es einfach zu arrogant ist, sich mit dem Rest der Welt auseinander zu setzen.
Die Lösung:
Ich benutze Android und damit Gmail und den Google Kalender. Letzterer wäre aufgrund der umständlichen Bedienung nicht meine erste Wahl, aber er funktioniert als einziger Kalender, den ich bisher getestet habe, reibungslos auf allen Endgeräten off- und online. Richtig cool ist der Google-Kalender aber, seitdem man nicht nur Termine, sondern auch Erinnerungen eintragen kann.
Wie es funktioniert:
Auch dieses Tool ist super simpel: trage ich ein neues Item in den Terminkalender ein, kann ich wählen, ob es sich dabei um einen klassischen Termin oder um eine Erinnerung handelt. Letztere wird Teil meiner ToDo-Liste und bleibt es solange, bis ich diese Aufgabe als erledigt markiert habe. So erinnert mich der Google Kalender auch noch am nächsten Tag an meine Aufgabe. Funktioniert ebenso hervorragend auf dem Rechner wie auf dem Smartphone.
6. "Most Important Thing" >>> Momentum
Die Herausforderung:
Es gelingt mir nicht immer, aber oft habe ich eine ganz bestimmte Aufgabe, die ich an diesem einen Tag erledigen möchte. Beispielsweise einen Artikel über hilfreiche Tools schreiben.
Dieses MIT (Most Import Thing) des Tages erledige ich zumeist früh am morgen, getreu dem Motto von Mark Twain: “Eat a live frog first thing in the morning and nothing worse will happen to you the rest of the day.”
Die Lösung:
Aber manchmal ist der Morgen nicht lang genug und die Aufgabe begleitet mich über den Tag. Um sie nicht aus den Augen zu verlieren, nutze ich die Google Chrome Erweiterung Momentum.
Wie es funktioniert:
Beim Öffnen eines neuen Browser-Tabs wird die Uhrzeit und ein wunderschönes Landschaftsbild angezeigt. In dessen Mitte ist Platz für genau eine einzige Aufgabe. Das ist mein MIT und hilft mir dabei, das Wichtigste nicht aus den Augen zu verlieren.
>>> https://chrome.google.com/webstore/detail/momentum/laookkfknpbbblfpciffpaejjkokdgca
7. Herausfinden, was andere denken >>> Google Forms
Die Herausforderung:
Gelegentlich erstelle ich Umfragen, um Feedback zu einem Thema einzuholen. Meistens sind die Menschen, an deren Meinung ich interessiert bin, aber nicht in einem Raum und können per Handzeichen Kund tun, ob ihnen A, B oder C am besten gefällt. Für solche Fälle gibt es Umfrage-Tools.
Die Lösung:
Es gibt zwei großartige und zum größten Teil auch kostenlose Tools am Markt, welche die Erstellung und Auswertung von Umfragen enorm vereinfachen. Aus dem Hause Google kommt Forms bzw. Formulare, ein Bestandteil von Google Docs. Mit keinem anderen Tool kann ich eine Umfrage schneller erstellen.
Aber auch wenn Google Forms gerade überarbeitet hat, ist es noch nicht so elegant wie Typeform. Das spanische StartUp hat nicht das einfachste oder schnellste, aber vermutlich schönste Umfragetool entwickelt. Die meisten Funktionieren sind bereits in der kostenlosen Basis-Funktion verfügbar.
Google Docs, wenn es schnell gehen muss. Typeform wenn es schön aussehen soll.
Wie es funktioniert:
Bei beiden Tools kannst du unterschiedliche Fragetypen nutzen, um einen Fragebogen in beliebiger Komplexität und Länge zu erstellen. Wenn du fertig bist, verschickst du einfach einen Link - fertig! Funktioniert komplett unabhängig vom Betriebssystem oder einer Social Media Plattform.
>>> https://www.google.com/intl/de_de/forms/about/
>>> typeform.com
8. Sind wir bald da? >>> Trello
Die Herausforderung:
Komplexe und langfristige Projekte bestehen aus mehreren Bausteinen, die oft nicht zeitgleich voran schreiten. Beispielsweise das Bloggen: du hast verschiedene Themen, über die du jeweils einen Beitrag schreiben möchtest. Gleichzeitig willst du aber auch deine Website sowohl visuell als auch strukturell auf Vordermann bringen. Und Messe-Auftritte vorbereiten. Schnell wird es unübersichtlich.
Die Lösung:
Trello ist ein inzwischen sehr bekanntes, kostenloses Projektmanagement-Tool, das auf dem sogenannten “Kanban-Prinzip” beruht. Jede Aufgabe wird in mehrere Einzelaspekte unterteilt, die dann verschiedene Phasen durchlaufen, bis sie erledigt sind.
Wie es funktioniert:
Du erstellst für jedes Projekt ein Board, das wiederum aus verschiedenen Listen besteht. Jede Einzelaufgabe ist eine Karte auf dieser Liste.
Beispiel für Blogger und Autoren:
Board (=Projekt): Blog
Listen:
Ideen
In Vorbereitung / Recherche
Inhalt: Text
Inhalt: Bilder
Überarbeitung (Korrektur, Formatierung)
Veröffentlichung
Jeder Blogbeitrag ist eine Karte, der diese Listen von Links nach Rechts durchläuft, bevor er letztendlich fertig ist. Mit Trello verlierst du auch bei wichtigen Projekten nicht den Überblick. Außerdem ist es hervorragend geeignet, um mit mehreren Team-Mitgliedern gemeinsam an einem Projekt zu arbeiten.
>>> trello.com
9. Neulich an der Kaffeemaschine... >>> Slack
Die Herausforderung:
Ich arbeite bei mehreren Projekten gemeinsam mit anderen Experten, die sonst wo auf der Welt (oder zumindest in Frankfurt) verteilt und nicht immer erreichbar sind. Und Emails sind per se unpraktisch, brauchen zu viel Zeit und stören im Alltag mehr, als das sie helfen.
Die Lösung:
Deswegen wurde Slack erfunden, ein kostenloses Collaboration-Tool.
Wie es funktioniert:
Slack ist quasi ein “Chat auf Speed”: du kannst mit jedem Teammitglied 1:1 sprechen. Aber die Magie sind themenbasierte Kanäle, die Möglichkeit zum Upload von Dateien und die vollkommene Flexibilität, welche Themenmitglieder an der Kommunikation teilhaben sollen. Und das alles ist auch noch schön bunt, funktioniert online wie mobile und ist (noch) kostenlos.
>>> https://slack.com/ (100$ Startguthaben über diesen Link)
Alternative: Facebook Gruppen + Chat
10. Ich hasse Buchhaltung! >>> Fastbill
Die Herausforderung:
Buchhaltung. Muss ich mehr sagen? Ich bin selbstständig und daher gezwungen, mehr Buchhaltung zu machen als mir lieb ist. Angebote und Rechnungen schreiben, Zahlungseingänge notieren, Ausgaben erfassen… alles nicht mein Lieblingsfach.
Gleichzeitig bin ich aber (noch!) zu geizig, einen Steuerberater mit der kompletten Rechnungsstellung zu beauftragen. Für Menschen mit diesem Dilemma hat das großartige Team um Christian Häffner Fastbill erfunden.
Die Lösung:
Fastbill ist ein Hamburger/Frankfurter StartUp, das sich auf Selbstständige und kleine Unternehmen spezialisiert hat.
Wie es funktioniert:
Ab 5,- EUR im Monat kannst du mit diesem Tool ziemlich einfach deinen Papierkram erledigen und neuerdings sogar deine Zahlungsaus- und -Eingänge im Auge behalten. Ich nutze es, um Kunden- und Ansprechpartner zu verwalten, Angebote, Rechnungen und Mahnungen zu erstellen und meine gesamten geschäftlichen Einnahmen und Ausgaben im Blick zu haben. Funktioniert in Zusammenarbeit mit einer Google Docs-Tabelle (für den Kleinkram) sehr gut.
Es nimmt dir die Arbeit leider nicht ab - dazu benötigst du einen Steuerberater oder Assistenten. Aber Fastbill macht die leidliche Buchhaltung so angenehm wie sie sein kann.
Lobenswährte Erwähnung:
Google Hangouts für Videokonferenzen
Google Docs als cloudbasierter Speicher
Scrivener zum Schreiben von Allem, was mehr ist als ein Blogartikel
Canva für die schnelle Bildbearbeitung zwischendurch
Wie findest du diese Liste? Ist dein Lieblingstool dabei? Was habe ich vergessen? Schreibe einen Kommentar und lass mich wissen, was du denkst!